全校教職員工：
在學校相關(guān)部門的全力配合與推進下，學校綜合校務(wù)與信息系統(tǒng)建設(shè)工作整體推進，教務(wù)、學工、財務(wù)、科研等業(yè)務(wù)系統(tǒng)已上線運行，信息門戶及辦公、人事、檔案等業(yè)務(wù)系統(tǒng)也完成了核心業(yè)務(wù)的建設(shè)工作，具備了上線試運行條件。日前，學校發(fā)布了信息門戶和新辦公系統(tǒng)征求意見的通知，得到了教職員工的積極反饋，學校在此基礎(chǔ)上進一步完善了信息門戶和新版辦公系統(tǒng)的使用功能和操作細節(jié)，同時，學校也面向公文秘書、 通知公告發(fā)布管理人員、政務(wù)信息員進行了新辦公系統(tǒng)的培訓工作。
基于以上情況，學校決定信息門戶及新辦公系統(tǒng)于7月1日-8月25日上線試運行，并擬于8月26日正式運行，相關(guān)事宜說明如下：
一、關(guān)于郵箱
辦公郵箱目前續(xù)用原辦公自動化郵箱，因技術(shù)方面的原因，原辦公自動化郵箱的登錄未與統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)對接，用戶在訪問辦公郵箱時需額外輸入原辦公郵箱用戶名口令。
學校正在與郵件系統(tǒng)開發(fā)廠商合作，定制開發(fā)一套兼顧內(nèi)部辦公與外部互聯(lián)網(wǎng)郵箱通信的新郵件服務(wù)系統(tǒng)，盡快替換原辦公郵箱。
二、關(guān)于新辦公系統(tǒng)
新辦公系統(tǒng)建設(shè)了綜合辦公、公文管理、督查督辦、重要會議、審批中心、政務(wù)信息六個模塊，以及待辦事宜、待閱事宜、通知公告、學校文件等重要展示欄目。為提高用戶使用的便捷性，系統(tǒng)根據(jù)用戶角色不同，進行了個性化授權(quán)，每名用戶的系統(tǒng)界面只顯示有權(quán)限使用的模塊。
1.公文與督辦模塊
（1）因公文與督辦工作具有周期性長、流程復(fù)雜的特點，因此，試運行期間，舊版OA的公文與督辦模塊與新辦公系統(tǒng)中的公文管理和督查督辦模塊將采取并行使用的方式，即：自7月1日起，新擬公文、新建督辦事項全部使用新辦公系統(tǒng)，請各位領(lǐng)導和公文秘書盡快溝通清理舊版公文與督辦模塊中的工作，8月26日新辦公平臺正式運行后，舊版模塊將不再用于處理工作，僅用于對歷史文件與督辦進行查詢。
（2）為提高外來文件辦理和使用效率，新增加了收文管理模塊，凡不涉密的外來文件均可通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)處理，并可以給需要閱知的人員發(fā)傳閱。
（3）原系統(tǒng)中的“內(nèi)部批辦文”按上級統(tǒng)一規(guī)范改名為“簽報”。
（4）為加強學校對外合作管理，新增了合同管理模塊，原來需要通過內(nèi)部批辦文審批的合同，現(xiàn)需要通過合同管理模塊進行流轉(zhuǎn)審批。
（5）新公文管理模塊使用時需要安裝插件，IE內(nèi)核的瀏覽器均可正常使用該插件。
2.通知公告
通知通告全部改由新系統(tǒng)發(fā)布，在信息門戶首頁的辦公通知及資訊中心進行分類展示。通知公告新增了面向部分人發(fā)布通知公告的功能，例如：各院系可在模塊中選擇向本院系的教職員工發(fā)布通知公告，并可及時查看閱讀情況。
3.審批中心
為方便教職員工辦事，任何人均可在審批中心發(fā)起以下申請：會議（室）、印章、組織機構(gòu)代碼證、法人證、海員證申請及政審、因公出國（境）、因私出國（境）、宣傳活動等。
需特別注意的是：
（1）海員證、出國（境）申請原來必須在舊公文系統(tǒng)由單位（部門）秘書通過內(nèi)部批辦文發(fā)起，新系統(tǒng)簡化了流程，任何人均可發(fā)起并跟蹤審批過程，審批辦結(jié)后系統(tǒng)會自動給申請人發(fā)送待閱事宜，以作提醒。
（2）新系統(tǒng)試運行后，印章、組織結(jié)構(gòu)代碼證、法人證等事項，辦理部門將不再接受紙質(zhì)申請。
三、關(guān)于使用方式
1.新辦公系統(tǒng)與舊的公文與督辦系統(tǒng)在使用習慣上有一定差異，教職員工可在新辦公系統(tǒng)中點擊右上方的“幫助”下載用戶使用手冊
2.開發(fā)公司推薦使用的瀏覽器是IE8。
信息門戶和新辦公系統(tǒng)正式啟用后，仍會根據(jù)廣大教職工的建議和意見不斷調(diào)整和完善，歡迎大家提出寶貴意見；在使用過程中，如有不明事項，請及時與信息處、學校辦公室溝通。
信息門戶聯(lián)系人：薛黎明 聯(lián)系電話：9254
新辦公系統(tǒng)聯(lián)系人：彭放 聯(lián)系電話：8575
信息處
學校辦公室
2013年6月28日
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